Blog: Sut gwnaethon ni greu ffurflen ac yna’i mireinio fel ei bod yn bodloni anghenion defnyddwyr a nodau’r sefydliad yn well
Dyma Samantha Evans, Dylunydd Cynnwys, i rannu sut gwnaeth y tîm, gan weithio’n agos ag arbenigwr pwnc, greu ffurflen ac yna’i mireinio i leihau’r baich gweinyddol ar ddefnyddwyr a staff.
Mae’n rhaid i bysgotwyr cocos masnachol sy’n gweithio mewn rhan o ogledd Cymru gael trwydded gan Cyfoeth Naturiol Cymru (CNC) i ddal. Ar ôl cael trwydded, rhaid iddyn nhw roi gwybod i ni yn rheolaidd faint o gocos maen nhw’n eu dal, pryd a ble. Yr enw am hyn yw ‘cyflwyno ffurflen cofnodi dalfa’. Mae’r wybodaeth yn galluogi’r swyddog pysgodfeydd i fonitro glaniadau.
Ffurflenni papur
Roedd deiliaid trwydded yn arfer cwblhau slipiau copi carbon o’r ffurflen cofnodi dalfa ar gyfer pob diwrnod roedd ganddynt ganiatâd i bysgota. Byddent wedyn yn anfon un o’r copïau â llaw drwy’r post at CNC, gan gadw un eu hunain.
Roedd y tîm pysgodfeydd yn cael tua 8,000 o slipiau’r ffurflen cofnodi dalfa drwy’r post bob blwyddyn.
Roedd yn rhaid iddynt ddehongli’r wybodaeth mewn llawysgrifen a’i throsglwyddo i ddogfen Excel. Roedd hyn yn faich gweinyddol sylweddol ar staff a deiliaid trwyddedau.
O bapur i ddigidol
Yn 2021, gofynnodd y swyddog pysgodfeydd a fyddai modd i ni helpu i wella’r broses i staff a deiliaid trwydded drwy greu:
- ffurflen ddigidol ar gyfer cofnodi dalfeydd
- adroddiadau Excel o ddata ffurflenni
Doedden ni ddim yn ymwybodol bod y gweithgaredd all-lein hwn wedi bod yn digwydd ac roedden ni’n awyddus i helpu.
Dyluniad cychwynnol
Y syniad cychwynnol oedd sefydlu ffurflen ddigidol, y gellid mynd ati o dudalen gychwyn ar ein gwefan, y gallai defnyddwyr ei chwblhau ar ddiwedd pob dydd – ar eu ffonau os hoffent.
Fel yn achos y broses bapur, fe fydden ni ond yn gofyn i ddefnyddwyr am:
- eu henw a rhif y drwydded
- dyddiad
- maint y ddalfa
- ble roedden nhw’n pysgota
- man glanio’r ddalfa
Fe sefydlon ni hysbysiadau e-bost i’r tîm pysgodfeydd dderbyn copi o bob ffurflen.
Fe wnaethon ni hefyd drefnu i adroddiad gael ei lunio’n awtomatig, yn CSV, i’w anfon at y tîm. Roedd adroddiadau’n cynnwys data ffurflenni ar gyfer yr holl ddefnyddwyr a gyflwynwyd o fewn cyfnod penodol.
Ar yr un pryd â rhoi’r dewis i ddefnyddwyr barhau gyda’r slipiau copi carbon os oedd yn well ganddynt, lansiwyd y ffurflen newydd.
Rhywbeth i’w brofi
Roedden ni’n rhyw dybio y byddai’n well gan rai defnyddwyr gwblhau ffurflenni mewn sypiau, yn hytrach na phob dydd. Felly, fe wnaethon ni greu dolen ‘cyflwyno ffurflen arall neu orffen’ yn y dudalen cadarnhau a oedd yn mynd â defnyddwyr yn ôl i ddechrau’r ffurflen.
Byddai’n rhaid i ddefnyddwyr nodi rhif eu trwydded a’u henw bob tro. Ond gan mai dim ond chwe chwestiwn roedd y ffurflen yn eu gofyn, y teimlad oedd efallai na fyddai’n rhy feichus a bod modd ei brofi.
Roedd llenwi’r ffurflenni bob dydd yn gweithio i rai, ond nid i bawb
Mewn adborth cynnar, dywedodd defnyddwyr fod y ffurflen newydd yn hawdd iawn i’w defnyddio, gan ei disgrifio fel “Hawdd i’w llenwi” a “Hawdd iawn i’w chwblhau”.
Fe ddysgon ni hefyd fod defnyddwyr yn aml eisiau cwblhau sawl ffurflen ar un adeg, felly fe wnaethon ni newid y ffurflen i fod yn un wythnosol. Roedden ni’n gofyn am eu henw a rhif eu trwydded unwaith, yna roedd tudalen o gwestiynau ar gyfer pob diwrnod o’r wythnos.
Gwirio atebion
Roedd y ffurflen bellach yn casglu mwy o ddata gan ddefnyddwyr, felly roedden ni am roi ffordd iddynt wirio eu hatebion cyn ei chyflwyno. Fe wnaethon ni hyn trwy sianelu meysydd ateb i dudalen olaf ond un. Roedd hyn yn golygu y gallai defnyddwyr sganio eu hatebion a dewis y botwm nôl i ddychwelyd i unrhyw dudalen roeddent am ei newid.
Roedd defnyddwyr eisiau gwirio eu hanes
Fe gawson ni adborth gan ddefnyddwyr a oedd am allu gwirio’r hyn yr oeddent eisoes wedi’i gyflwyno (neu beidio) cyn dechrau’r ffurflen:
“oes modd i ni gael y gallu i edrych yn ôl dros ein hanes”
a
“byddai’n braf gallu gweld y ffurflen ddiwethaf gwnaethoch chi’i chyflwyno fel eich bod yn gwybod eich bod chi heb fethu un neu ddyblygu un.”
Trwy roi rhif ac enw eu trwydded, nid yw defnyddwyr yn mewngofnodi i unrhyw beth, ac nid oes modd iddyn nhw gael mynediad i unrhyw hanes – mae’r wybodaeth yn caniatáu i ni wirio a chofnodi eu data â llaw.
Er mwyn diwallu’r angen hwn cystal â phosib, fe wnaethon ni greu e-bost cadarnhau i ddefnyddwyr a oedd yn cynnwys eu holl wybodaeth o’r ffurflen cofnodi dalfa yng nghorff yr e-bost. Fe wnaethon ni sianelu dyddiadau’r ffurflen cofnodi dalfa i linell pwnc yr e-bost i helpu defnyddwyr i ddod o hyd iddo yn eu mewnflwch.
Canlyniadau
Erbyn hyn roedd gan gydweithwyr ddata ar gyfer pob deiliad trwydded mewn un ffeil CSV – dim mwy o ddehongli ac yna trosglwyddo data i Excel.
Bellach mae gan y tîm ddata defnyddiol ac amserol, fel y disgrifia Martin Ward, Swyddog Pysgodfeydd:
“Mae’r ffurflen ddigidol ar gyfer cofnodi dalfeydd yn chwarae rhan hanfodol yn y gwaith o reoli Pysgodfa Gocos Aber Afon Dyfrdwy, gan ganiatáu i ddeiliaid trwydded roi’r diweddariadau amserol am symiau dalfeydd a lleoliadau cynaeafu.
Mae’r data amserol hwn yn galluogi’r tîm rheoli i fonitro ac asesu stociau cocos yn wythnosol.
Trwy ddefnyddio’r wybodaeth hon, gallwn roi strategaethau rheoli addasol ar waith i sicrhau bod y bysgodfa yn parhau i fod yn fasnachol hyfyw, tra’n cefnogi, diogelu a gwella’r gymuned a’r amgylchedd cyfagos y mae’n dibynnu arno.”
Am fod gennym swyddog sy’n gweithio’n agos ac yn rheolaidd gyda’r grŵp hwn o ddefnyddwyr – a gyda ni – gallwn ddeall beth sy’n gweithio i ddefnyddwyr, a beth sydd ddim.
Pan fydd y rheolau’n newid ynghylch ble a phryd y gall deiliaid trwydded bysgota, rydyn ni’n newid y ffurflen yn gyflym ac yn hawdd.
Er bod nifer fach o ddefnyddwyr yn dal i ddefnyddio llyfrau copi carbon, i’r mwyafrif nid oes costau postio rhagor, na pheryg yr aiff darnau bach o bapur ar goll, na gwastraff amser ac ymdrech wrth ailadrodd gwybodaeth.
Y camau nesaf
Mae gwahanol drwyddedau yn defnyddio gwahanol ffurflenni, felly byddwn yn ystyried a oes cyfleoedd pellach i leihau’r baich gweinyddol.
Byddwn yn parhau i weithio gyda’r swyddog pysgodfeydd ar fireinio’r ffurflen.
Rydyn ni hefyd yn meddwl am ffyrdd o ddatgelu unrhyw brosesau eraill sy’n digwydd y tu allan i’r wefan.
Ac rydyn ni’n meddwl ar raddfa fwy am ddata: sut rydyn ni’n casglu, yn storio ac yn defnyddio data, ac yn galluogi defnyddwyr i gael mynediad hawdd at y data maen nhw eisoes wedi’i gyflwyno, pan fydd angen.