Postiad blog: O Microsoft Word i feddalwedd llunio ffurflenni - sut y gwnaethom ni droi mwy na 150 o ffurflenni Microsoft Word yn ffurflenni digidol

Mae Heledd Quaeck, Phil Rookyard a Samantha Evans yn rhannu trosolwg o sut mae’r Tîm Digidol wedi troi mwy na 150 o ffurflenni Microsoft Word yn ffurflenni digidol.

Yn 2019, roedd gennym ni 184 o ffurflenni cais Microsoft Word a PDF ar ein gwefan. P’un a oedd angen i rywun wneud cais am rywbeth, newid rhywbeth, cael cyngor, neu anfon gwybodaeth atom, byddai eu profiad yr un fath: dod o hyd i’r ffurflen, ei lawrlwytho, ei chadw, ei chwblhau, a naill ai ei hanfon drwy’r post neu drwy e-bost, ac yna aros am ateb. Weithiau roedd yn rhaid iddynt lenwi pedair ffurflen ar wahân ar gyfer un dasg, megis gwneud cais am drwydded gwastraff.

Y problemau

Hygyrchedd

Nid oedd yr un o'r ffurflenni Microsoft Word yn hygyrch. Roedd ein tîm eisiau i bawb oedd angen defnyddio ein gwasanaethau allu gwneud hynny. Fel corff sector cyhoeddus, rhaid inni wneud hyn o dan Reoliadau Hygyrchedd Cyrff Sector Cyhoeddus 2018.

Cymraeg a Saesneg

Roedd llawer o ffurflenni ar gael yn Saesneg yn unig. Roedden ni eisiau gwneud yn siŵr bod siaradwyr Cymraeg yn gallu llenwi ffurflen Gymraeg os oedden nhw eisiau gwneud hynny. Rhaid inni wneud hyn o dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg.

Pa mor hwylus yw dod o hyd i ffurflenni

Roedd yn anodd dod o hyd i'r ffurflenni Microsoft Word ar ein gwefan. Roedd hyn yn rhannol yn broblem o ran saernïaeth cynnwys a gwybodaeth (wedi’i chynllunio o amgylch anghenion Cyfoeth Naturiol Cymru, yn hytrach nag anghenion defnyddwyr). Ond, hefyd, oherwydd bod ffurflenni ar waelod y dudalen mewn adran o’r enw ‘dogfennau cysylltiedig’.

Yn aml, roedd ganddynt enwau a oedd yn gweithio i'r sefydliad ond nid i ddefnyddwyr, fel 'ffurflen gais Rhan A'. Roedd ein tîm eisiau newid hynny.

Anallu i reoli fersiynau

Roedd rheoli fersiynau yn broblem. Pan oedd Cyfoeth Naturiol Cymru wedi diweddaru ffurflen ac wedi atodi copi newydd ohoni i dudalen, nid oedd hyn yn atal defnyddwyr rheolaidd rhag ailddefnyddio copi yr oeddent wedi'i gadw ar eu bwrdd gwaith. Roedd hyn yn golygu eu bod yn aml yn anfon y ffurflen gais ‘anghywir’ at dimau. Arweiniodd hyn at faich gweinyddol ac oedi i dimau ac ymgeiswyr.

Defnyddioldeb

Roedd pobl hefyd yn gweld ffurflenni Microsoft Word yn anodd – weithiau'n amhosibl – i'w defnyddio.

Roedd y sefydliad wedi ceisio mynd i'r afael â hyn drwy roi cyfarwyddiadau i ddefnyddwyr ar sut i ddefnyddio'r ffurflenni papur.

Yn syml, roedd pobl yn disgwyl mwy gennym ni fel sefydliad, fel y dywedodd un defnyddiwr mewn adborth ar y dudalen 'Ffurflenni Microsoft Word?!'.

Sut ddechreuom ni

Cefnogaeth gan y sefydliad

Drwy strwythur bwrdd y sefydliad, codwyd mater diffyg cydymffurfio gennym â Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff Sector Cyhoeddus. Rhoddodd hyn gefnogaeth y sefydliad i ni i ddechrau gweithio ar wneud ein ffurflenni yn hygyrch, er fel gwaith oedd â therfyn amser.

Neilltuwyd staff polisi a thechnegol i ni am gyfnod, er mwyn sicrhau bod y ffurflenni'n parhau i fod yn ffeithiol gywir, a chawsom dri aelod o staff ychwanegol fel rhan o’n tîm i'n helpu.

Roeddem yn gobeithio, trwy'r broses hon, y byddem hefyd yn gallu gwella'r ffurflenni.

Dewis meddalwedd llunio ffurflenni

Roeddem eisoes wedi diystyru talu £750 i greu un ‘ffurflen PDF hygyrch’ yn unig – yn ogystal â bod â chost ormodol, roeddem yn gwybod na fyddai’n datrys pob problem oedd gan ddefnyddwyr.

Fe wnaethom archwilio pa offer oedd ar gael i ni i allu creu ffurflenni hygyrch a diogel yn hawdd. Roedd hyn cyn i GOV.UK ddatgan y byddai'n mynd i'r afael â'i ‘gynffon hir’ o ddogfennau PDF trwy greu meddalwedd llunio ffurflenni.

Fe wnaethon ni ddiystyru’r canlynol:

ffurflenni Umbraco – er eu bod wedi’u hintegreiddio â’n systemau rheoli cynnwys, dim ond ar gyfer ffurflenni llai, ffurflenni ymholi neu ffurflenni adborth yr oeddent yn addas (ar y pryd).
meddalwedd llunio ffurflenni trydydd parti arall, a honnodd ei bod yn hygyrch – ond a fyddai'n cymryd misoedd i fynd trwy’r broses o gael ei chymeradwyo fel meddalwedd ddiogel

Gwneud y gorau o'r offer sydd gennym

Gwelsom rai asiantaethau'r llywodraeth yn defnyddio SmartSurvey fel meddalwedd llunio ffurflenni. Roedd yn rhywbeth yr oeddem eisoes wedi’i gymeradwyo ar gyfer arolygon ac roedd yn un o’r pecynnau meddalwedd arolygon a gymeradwywyd fwyaf gan GDPR a Cyber Essentials sydd ar gael.

Yn bwysig, mae'r feddalwedd yn bodloni’r meini prawf canlynol:

mae ganddi resymeg tudalen a chwestiynau fel y gallwn ddylunio ffurflenni sy'n cyfeirio defnyddwyr trwy lwybr, sy'n golygu nad ydynt yn gweld cwestiynau sy'n amherthnasol iddynt
gall fod yn ddwyieithog (Cymraeg a Saesneg)
mae’n hygyrch
mae’n ein galluogi i ddefnyddio amrywiaeth o fathau o gwestiynau: dewis lluosog, atebion testun, lanlwytho ffeiliau
gellir ei brandio fel nad yw defnyddwyr yn teimlo eu bod yn cael eu tarfu arnynt pan fyddant yn symud iddi o'n gwefan
mae’n galluogi defnyddwyr i gadw eu cynnydd a dychwelyd i ffurflen yn ddiweddarach
gellir argraffu ffurflen i'w chwblhau, neu fel ffurflen wedi'i chwblhau
mae'n ein galluogi i osod cwestiynau gorfodol
mae’n ein galluogi i ddefnyddio codau uno i dynnu data a gofnodwyd yn flaenorol (yn defnyddiol ar gyfer tudalennau ‘gwirio eich atebion’ a negeseuon e-bost sy’n cael eu sbarduno)

A meddalwedd llunio ffurflenni gennym ni, gallem ddechrau ar ein taith o drosglwyddo ffurflenni o Microsoft Word a dogfennau PDF i ffurflenni gwe mwy hygyrch a defnyddiadwy.

Archwilio pob ffurflen Microsoft Word neu PDF ar ein gwefan

Gwnaethom archwilio'r wefan, gan lunio rhestr o'r holl ffurflenni mewn fformat PDF neu Microsoft Word. Nid oedd unrhyw ffordd hawdd o wneud hyn gan na chafodd y dogfennau eu cadw mewn un lle ar gyfer ffurflenni yn llyfrgell y cyfryngau, felly fe wnaethom weithio trwy bob tudalen o’n gwefan. Ar ein taenlen, fe wnaethom gynnwys:

y math o ddogfen (Microsoft Word neu Microsoft Excel)
dolen i'r ddogfen yn ein system rheoli cynnwys
gwasanaeth: pwrpas y ffurflen o safbwynt y defnyddiwr (roedd gan lawer o ffurflenni enwau mewnol)
y dylunydd cynnwys oedd yn gyfrifol am bob ffurflen
nifer y lawrlwythiadau mewn blwyddyn – i'n helpu i flaenoriaethu'r gwaith

Blaenoriaethu gwaith

Cyfarfu’r tîm digidol yn rheolaidd i drafod y canlynol:

cymhlethdod pob ffurflen
pa waith cynnwys y byddai angen i ni ei wneud mewn perthynas â hi
pa mor realistig yr oeddem yn teimlo oedd ceisio digideiddio a gwella ar yr un pryd

Fe wnaethom rannu'r gwaith ymhlith ein gilydd fesul y maes busnes yr oeddem i gyd yn fwyaf cyfarwydd ag ef.

Gweithio gyda'r sefydliad

Buom yn gweithio gydag arbenigwyr pwnc, gan rannu brasluniau nes ein bod yn fodlon ein bod wedi gwneud digon o leiaf i alluogi defnyddwyr i ddarparu'r wybodaeth yr oedd ei hangen arnom, ac i ddeall beth fyddai'n digwydd iddynt nesaf.

Lle'r oeddem yn gallu, gwnaethom welliannau i ffurflenni a chynnwys. Er enghraifft, buom yn gweithio gyda'r tîm trwyddedau llifogydd i gyfuno sawl ffurflen gais yn un fel y gallai pobl wneud cais am drwydded yn haws.

Roedd rhai timau'n amharod i archwilio newidiadau i gynnwys neu strwythur ffurflenni oherwydd bod eu ffurflenni eisoes wedi'u cymeradwyo gan bwyllgor neu fwrdd. Yn yr achosion hyn, fe wnaethom greu ffurflen ddigidol a oedd yn cyfateb yn agos i gynllun y ffurflen bapur. Roeddem yn bwriadu mynd yn ôl at y rhain i'w gwella, ac wrth i ni ddysgu mwy am sut roedd defnyddwyr yn eu defnyddio.

Symud i ddylunio sy'n canolbwyntio’n fwy ar y defnyddiwr

Wrth i wybodaeth am ddiben ein rolau yn y byd digidol gynyddu, bu mwy o barodrwydd i weithio mewn ffordd sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr. Rydym ni wedi gallu canolbwyntio ar rywfaint o waith dylunio, gan gwneud yr hyn yr ydym yn gwybod sy'n gweithio orau i ddefnyddwyr a cheisio gwella taith y cwsmer mewn ffordd ehangach na thrwy wella ffurflenni yn unig.

Mae hyn wedi cynnwys cyflwyno ffurflenni a chynnwys yn seiliedig ar ymchwil defnyddwyr i bobl sydd eisiau gwneud y canlynol:

Gyda dim ond un ymchwilydd defnyddwyr yn ein sefydliad, nid yw’n bosibl gwneud ymchwil defnyddwyr fanwl ar gyfer pob ffurflen. Yn lle hynny, rydym yn defnyddio gwybodaeth bynciol cydweithwyr, ymchwil ddesg ac arfer gorau digidol i ddylunio a chreu fersiynau newydd ar sail adborth gan ddefnyddwyr – er enghraifft:

Yr hyn rydym wedi'i gyflawni

Rydym bellach wedi creu 116 o ffurflenni digidol, gan dynnu tua 150 o ffurflenni Microsoft Word oddi ar y wefan.

Mae’r ffurflenni:

ar gael i ddefnyddwyr yn Gymraeg ac yn Saesneg
yn gallu cael eu defnyddio ar unrhyw ddyfais
yn cydymffurfio â WCAG 2.2
yn haws i ddod o hyd iddynt, gyda theitlau sy'n gwneud synnwyr i'r defnyddiwr

Mae dolen i dudalen gadarnhau ar gyfer defnyddwyr ar ddiwedd eu ffurflen. Maent hefyd yn derbyn e-bost cadarnhau fel eu bod yn deall yn well beth sy'n digwydd nesaf.

Nid ydym wedi digideiddio rhai ffurflenni oherwydd eu cymhlethdod ac oherwydd nad ydynt yn cael eu defnyddio'n aml.

Beth sydd ddim wedi gweithio cystal

Oherwydd pwysau llwyth gwaith ar ein tîm, bu'n anodd ailedrych ar lawer o'r ffurflenni yr oeddem yn gwybod bod angen mwy o waith arnynt. Ynghyd â hyn, mae weithiau wedi bod yn anodd cael amser gydag arbenigwyr pwnc y tu allan i’r gwaith hygyrchedd cynnar oedd wedi’i gyfyngu o ran amser.

Nid yw rôl tîm digidol yn cael ei deall yn iawn o hyd, felly rydym yn aml yn llywio sgyrsiau anodd ynghylch pwy sy'n gyfrifol am beth.

Beth ddysgom ni yn y broses

Naw deg naw y cant o'r amser, ni allwch fudo ffurflen sydd wedi'i dylunio ar gyfer papur neu PDF.
Mae'r rhan fwyaf o ffurflenni wedi'u cynllunio o amgylch prosesau busnes a ffyrdd o weithio y gellid eu symleiddio.
Nid yw (bron) unrhyw ffurflen yn bodoli ar ei phen ei hun. Maent yn rhan o wasanaeth, ynghyd â chynnwys ategol sydd hefyd angen ei ailgynllunio, ei gysylltu â’i gilydd, neu ei ddileu yn aml.
Mae'n cymryd amser ac egni i'n tîm esbonio beth rydym yn ei wneud a pham.
Mae hyd yn oed y ffurflen symlaf yn cymryd llawer o amser meddwl a dylunio i weithio allan y rhesymeg, y drefn, a'r angen am gwestiynau.
Cymerodd lawer o brofi a methu i weld pa resymeg a nodweddion oedd ar gael i drin y gwahanol gwestiynau, yn enwedig gyda rhai o'n ffurflenni cymhleth iawn.
Gallwn gael llawer llai o ffurfleni digidol na phapur, fel a rannwyd yn ein stori am droi chwe ffurflen hir yn un yn helpu ein defnyddwyr
Mae cael meddalwedd llunio ffurflenni y gall ein dylunwyr cynnwys ei defnyddio i ymgymryd â gwaith dylunio, profi ac ailadrodd heb orfod dibynnu ar ddatblygwr yn hanfodol oherwydd swm y cynnwys sydd gennym ar draws ein gwasanaethau.
Mae ysgrifennu mewn parau neu fel grwpiau o dri gyda chydweithwyr yn ein tîm cyfieithu yn helpu i wella defnyddioldeb y ddwy iaith – byddem wrth ein bodd yn gwneud mwy.
Mae angen mwy o arbenigwyr dylunio cynnwys arnom i barhau i wella ffurflenni oherwydd, yn flaenorol, byddai newidiadau i'r ffurflenni papur / Microsoft Word yn cael eu gwneud gan rywun arall (neu neb).
Fe wnaethon ni orlwytho ein hunain i gychwyn trwy adolygu cymaint o ffurflenni ar yr un pryd, ond roedden ni eisoes wedi dechrau casglu cefnogaeth ac roedd gennym ni amser cyfyngedig i wneud y ‘gwaith hygyrchedd’.
Fel tîm bach, mae newid o ran cyd-destunau o wastraff, i ystlumod, i lifogydd i dorri coed – a llawer o bethau eraill – yn cael ei effaith. Ond, ar y llaw arall, mae wedi ein helpu i nodi patrymau cyffredin ar draws gwasanaethau a dod o hyd i ffyrdd o safoni a gwella ein hymagwedd.
Heb ‘ffon reoleiddio’ Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff Sector Cyhoeddus, ni fyddem wedi gwneud ffracsiwn o'r cynnydd yr ydym wedi'i wneud.

Y camau nesaf

Fe wnaeth y gwaith hygyrchedd cynnar ein helpu i siarad mwy am ddefnyddwyr a'u hanghenion. Sefydlom ni berthnasau â thimau ar draws Cyfoeth Naturiol Cymru ac rydym wedi gallu adeiladu arnynt. Mae mwy o gydweithwyr wedi bod ar hyfforddiant dylunio gwasanaethau ac ystwyth, sy'n helpu.

Mae gan Cyfoeth Naturiol Cymru grŵp diwygio trwyddedau bellach sy’n nodi meysydd i’w gwella. Rydym yn gweithio’n agos gyda nhw i wella gwasanaethau ar-lein, gan ddechrau gyda thrwyddedu rhywogaethau.

Yn y Tîm Digidol, rydym yn canolbwyntio ar safoni patrymau ffurflenni a chynnwys. Mae arnom angen ffordd gyffredin o ofyn am gyfeiriad, er enghraifft, neu ddull safonol o ddefnyddio tudalennau cychwyn. Rydym yn gweithio tuag at gysondeb profiad defnyddwyr ar draws gwasanaethau.

Rydym hefyd yn archwilio cydrannau fel GOV.UK Notify a GOV.UK Pay. Rydyn ni wedi arbrofi gyda chlymu’r rhain i mewn i sawl siwrnai ffurflenni ac wedi dangos beth sy’n bosibl mewn cyflwyniadau.

Newid mawr a chadarnhaol i ni yw dechrau gweithio'n agosach gyda chydweithwyr ym meysydd technoleg gwybodaeth, data a systemau gwybodaeth ddaearyddol i ddechrau archwilio sut y gallwn integreiddio data yn well rhwng platfformau. Rydym yn agored i archwilio a ydym yn parhau i ddefnyddio SmartSurvey yn yr hirdymor, neu opsiynau eraill sy'n ein galluogi i greu a rheoli ffurflenni yn hawdd.

Dros y flwyddyn nesaf, rydym yn gobeithio y byddwn yn gallu edrych ar un gwasanaeth o ddechrau’r broses i’w diwedd, a allai helpu i newid a dylanwadu ar ba blatfformau a chydrannau sydd eu hangen arnom i reoli gwasanaethau yn y dyfodol.