Blog: Sut yr arweiniodd archwiliad cynnwys at brofiad gwell i ddefnyddwyr
Mae Toyah Coolican, dylunydd cynnwys, yn rhannu sut y llwyddodd archwiliad o gynnwys presennol y wefan i wneud y gwaith o ail-ddylunio rhan o'r adran trwyddedu morol yn haws ac yn fwy effeithiol.
Mae CNC yn rhoi trwyddedau morol ar gyfer gwaith a wneir yn y môr neu'n agos ato. Y bwriad yw bod trwyddedau ar gyfer gweithgareddau risg isel (Band 1) yn cael eu cwblhau gan yr ymgeisydd heb gymorth neu fewnbwn gennym ni.
Sut yr arferai’r gwasanaeth fod cyn hyn
Mae adran trwyddedu morol ein gwefan wedi tyfu dros amser. Cyn hyn, roedd tudalen 'Band risg isel 1' benodol i’w chael, ond roedd yn cynnwys mwy na 3000 o eiriau, ac roedd llawer o’r testun yn amherthnasol i’r dasg. Yn hytrach na thywys y defnyddiwr drwy'r broses o wneud cais, roedd y dudalen yn cynnwys llawer o fanylion gwyddonol a gwybodaeth dechnegol neu gyfreithiol arall. O’r dadansoddiad map gwres roeddem yn gwybod nad oedd y rhan fwyaf o'r cynnwys hwn yn cael ei ddefnyddio.
Ac nid ym maes trwyddedu morol yn unig y mae hyn yn digwydd, rydym yn ei weld mewn sawl rhan o'n gwefan. Mae CNC yn aml yn ceisio dweud popeth y mae'n ei wybod am bwnc 'rhag ofn'. Ond i lawer o bobl - yn enwedig pobl nad ydynt yn arbenigwyr, neu rai sy'n newydd i'r broses - mae hyn yn llethol ac yn ddryslyd.
Mae darparu gormod o wybodaeth yn aml yn arwain at gamgymeriadau neu hepgoriadau mewn ceisiadau, wrth i'r canllawiau defnyddiol fynd o’r golwg. Efallai y bydd pobl yn dechrau darllen tudalen ond yn neidio dros yr wybodaeth nad ydyn nhw'n ei deall ac yn colli'r cynnwys defnyddiol ar ddamwain.
Yn ogystal â'r dudalen ‘brysur’ hon, roedd gwybodaeth am fand 1 hefyd yn bodoli ar dudalennau eraill o fewn yr adran trwyddedu morol. Roedd yn anodd i ymgeiswyr wybod mai dim ond ar dudalen Band 1 yr oedd yn rhaid iddynt edrych, felly roedd angen iddynt hefyd chwilio mewn mannau eraill i sicrhau nad oeddent yn colli unrhyw beth.
O ystyried hyn i gyd, mae'n ddealladwy pam y gallai pobl ddewis osgoi'r wefan a chysylltu â'r tîm trwyddedu i gael cymorth. Ond mae hyn yn creu gwaith ychwanegol i'r tîm ac yn arafu'r broses.
Problemau i ddefnyddwyr
O gymharu â Bandiau 2 a 3, mae Band 1 yn broses annibynnol symlach, ond ni chafodd hyn ei adlewyrchu yn strwythur y safle.
Roedd gwybodaeth yn cael ei darparu mewn ffordd dameidiog, ac ar sawl tudalen, felly roedd yn rhaid i ymgeiswyr ddod o hyd i'r hyn a oedd yn berthnasol iddyn nhw’n benodol a mynd ati i’w ddehongli. Roedden nhw mewn perygl o beidio â sylwi ar ffeithiau a chanllawiau allweddol.
Efallai y byddwch yn cofio darllen mewn blog cynharach gennym:
"Roedd hyn yn golygu nad oedd timau'n derbyn yr holl wybodaeth oedd ei hangen arnynt i asesu cais. Roedd tipyn o fynd yn ôl ac ymlaen at ymgeiswyr i geisio cael digon o wybodaeth i allu prosesu'r cais. Roedd hyn i gyd yn gwastraffu amser staff a defnyddwyr." ~ Samantha Evans, (18 Hydref, 2024)
Mae'n ddiddorol gweld sut mae'r un problemau a phatrymau yn codi mewn gwahanol leoedd. Roedd yr hyn yr oedd Sam yn ei weld yn wir gyda chaniatadau tir yn union yr un broblem ag yr oedd trwyddedu morol yn ei hwynebu.
Sut wnaethon ni ddatrys y problemau
Fe aethom ni ati i symleiddio'r wybodaeth a gyflwynwyd
Gwnaethom archwiliad cynnwys o'r adran trwyddedu morol, i gasglu'r holl wybodaeth sy'n berthnasol i geisiadau Band 1. Cafodd y manylion eu storio mewn taenlen er mwyn cyfeirio atynt. Daeth yn amlwg bod rhai ffeithiau’n cael eu dyblygu ar sawl tudalen, a allai fod yn ddryslyd.
Defnyddiwyd canlyniadau'r archwiliad i ailysgrifennu'r brif dudalen Band 1, gan ei thynnu’n ddarnau er mwyn canolbwyntio ar yr hyn a fyddai'n helpu pobl i gwblhau'r dasg o wneud cais. Yna fe wnaethom gyfeirio'n ôl at y daenlen archwilio i gael gwared ar ddyblygiadau ar dudalennau eraill, a thrwy wneud hynny cael un ffynhonnell o wirionedd yn unig.
Fe wnaethon ni helpu’r defnyddwyr i wneud pethau’n gywir
Fe wnaethon ni greu cynnwys newydd er mwyn rhoi cyfarwyddiadau clir ar gyfer pynciau roedden ni'n gwybod eu bod yn achosi problemau. Un enghraifft o hyn yw'r angen am ddatganiadau dull wrth wneud cais i weithio mewn neu ger safleoedd sensitif.
Soniwyd am hyn ar dudalen wreiddiol Band 1, ond nid mewn ffordd ddefnyddiol iawn. Dyna yn syml oedd rhestrau o rywogaethau a chynefinoedd oedd yn achosi i safleoedd fod yn 'sensitif' - sef rhestrau o bwyntiau bwled.
Er mwyn darganfod a oedd hyn yn berthnasol i'w man gwaith arfaethedig, roedd angen i ymgeiswyr archwilio map rhyngweithiol, ond nid oedd y ddolen i’r map hwnnw yn cael ei ddarparu ochr yn ochr â'r esboniad o ddatganiadau dull. Doedden ni ddim yn gwneud pethau'n hawdd iddyn nhw.
Gwnaethom ddefnyddio ein harchwiliad cynnwys i nodi lleoliadau'r holl wahanol ddarnau o wybodaeth berthnasol. Gyda hyn dan sylw, aethom ati i ysgrifennu tudalen syml gyda disgrifiad clir o’r hyn y dylid ei wneud a sut i'w wneud.
Canlyniadau i ddefnyddwyr
Erbyn hyn gall ymgeiswyr Band 1 ddod o hyd i bopeth sydd angen iddynt ei wybod am y broses mewn un lle. Rydym yn eu tywys drwy’r canlynol:
- nodi a yw eu prosiect yn perthyn i'r categori risg isel
- manylion allweddol y broses drwyddedu
- pa wybodaeth ychwanegol y bydd angen iddynt ei darparu gyda'u cais, a sut i'w pharatoi
...cyn cyflwyno'r botwm i ddechrau'r ffurflen ar-lein ei hun.
Mae'r profiad i ddefnyddwyr bellach yn fwy o lwybr llinol, ac yn llai o chwilio a chwalu!
Y camau nesaf
Mae llawer llai o ddefnydd yn cael ei wneud o’r ffurflen hon, felly ychydig iawn o geisiadau a anfonwyd inni ac ychydig iawn o adborth a gawsom gan ddefnyddwyr hyd yn hyn. Ond rydym yn cadw llygad ar sut mae pobl yn ymgysylltu â'r cynnwys diwygiedig, i nodi unrhyw beth a allai elwa o ddiwygio pellach.
Byddwn hefyd yn dilyn yr un broses archwilio cynnwys pan fyddwn yn ailgynllunio rhannau eraill o adran trwyddedu morol y safle.